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樣板案例

用友OA & ERP集成應用在山東華鼎偉業

發布人:煙臺致友軟件     發布時間:2020-05-26 17:16
所屬行業:LED照明
關鍵詞:OA、ERP、OA-ERP集成
協同辦公 集成管理
——用友OA & ERP集成應用在山東華鼎偉業
 
綜述
山東華鼎偉業能源科技股份有限公司主營LED生產及工程施工服務,使用用友ERP財務供應鏈系統進行企業業務管理,使用用友OA協同辦公處理日常單據的審批及文檔的管理。由于OA審核流程的靈活、便捷,合同、生產物料、工程用料的請購,原料的到貨、檢驗通知,發貨申請等都使用OA表單系統進行協同處理,ERP操作員根據OA表單審核結果,將合同、請購單、到貨單、發貨單等信息錄入ERP系統。以上業務流程,由于OA申請時書寫不規范,在轉入ERP時往往無法對應到實際的產品,物料編碼,經常弄錯,業務和ERP脫節,而且存在嚴重的重復工作。
基于以上業務情況,進行業務流程優化,打通ERP、OA數據,將OA數據無縫轉接到ERP系統,同時支持ERP的單據提交到OA審批,極大利用OA審批的便捷性,減少重復工作的同時更保證了數據的連貫、正確。
一、企業概
1、 企業簡介

山東華鼎偉業能源科技有限公司
主營業務:企業專業致力于城市照明、景觀照明設計;LED節能光源電子產品的研發、生產和銷售,太陽能、風能路燈;光伏電站、光伏應用產品的系統開發與集成等。公司生產的LED路燈、庭院燈、射燈、投光燈、數碼管、日光燈、球泡燈達到國內先進水平,產品的使用壽命可達5萬-10萬小時,體積小、防水、防震、防爆,易于調光、調色,節電率可達60%以上,適合鐵路、場館、碼頭、工礦、隧道、道路、城市亮化等。
公司具備完善的銷售和售后服務體系,在北京、濟南、深圳、內蒙、新疆、太原、長春、青島、河北、遼寧等地設有分公司、辦事處,產品遠銷美國、俄羅斯、韓國、加拿大、德國、新加坡、非洲等海外國家和地區。


2、組織架構圖

3、信息化歷程
  • 2010-2014用友ERP系統、OA系統獨立使用
  • 2014年11月用友ERP-U8、OA集成應用成功上線。
4、ERP部署圖
產品線 模塊組 部署模塊 應用部門
ERP 財務
供應鏈
總賬、應收、應付、固定資產、報表 各業務部門
銷售、采購、庫存、存貨
OA 辦公協同 辦公協同 各業務部門
ERP-OA集成系統 集成 業務單據集成 各業務部門
 
二、OA-ERP集成優化方案
1、銷售業務單據集成
優化銷售流程:在ERP中實現 銷售訂單-銷售發貨-銷售出庫-銷售開票的流程,取消原OA中的《發貨通知單》,在ERP中通過銷售發貨單的提交送審實現銷售發貨通知,,提高工作效率;訂單及時錄入便于其他業務部門查詢及銷售追蹤。
內部訂單在OA填寫發起,OA審批之后形成ERP銷售訂單,銷售訂單為后續發貨的依據。
啟用發貨申請單-ERP發起,發貨申請單在ERP中參照銷售訂單生成并提交OA送審,在OA審核通過后,發貨申請單處于審核狀態,倉庫可參照發貨申請單生成銷售出庫單;
銷售與生產緊密聯系:銷售訂單或內部訂單及時錄入ERP即為客戶需求,銷售內勤及計劃人員都能通過ERP查詢,在OA中根據銷售訂單及時錄入《生產任務單》,經過OA評審庫存量確定生產數量(生產任務單上可以標明ERP銷售訂單號)下達生產。
 
2、采購業務單據集成
針對采購業務,ERP與OA系統相結合,采購優化方案如下:
銷售-工程-生產-技術等部門在OA上的各種采購申請由ERP采購業務中請購單代替,相關人在OA填寫發起,審批流程參照原有OA流程設置,審批通過后自動形成ERP的請購單;
生產用原材料請購計劃員可通過生產計劃單生產數量,齊套生單生成采購請購單并提交送審;生成原材料采購清單(請購單)在ERP生成之后,提交送審至OA審批。
ERP中采購訂單根據請購單生成;
采購到貨時由采購在ERP中錄入到貨單,提交OA送審,經過質檢環節如需質檢,則品?!恫牧纤蜋z報告》,完成后審核到貨單并通知相關人員,自動生成ERP單據,倉庫依據ERP到貨單生成ERP采購入庫單;

三、關鍵應用價值

  • 提升業務管理效率
拓展了OA協同應用范圍,OA中即可完成業務審批和業務報表查看,公司高層無需登陸復雜ERP門戶界面,或者等待人員手工統計業務數據,可輕松參與到企業實際經營中的業務審批與監控,有效提高業務管理效率。
  • 提升業務操作效率
業務數據入口唯一,業務人員無需頻繁切換系統,避免了ERP與OA系統的數據重復錄入,工作繁瑣度和數據出錯的幾率大大降低,工作效率提升。
  • 減少業務糾紛
業務審批意見在OA系統中清晰可見,業務來龍去脈了如指掌,問題根源不在難查究竟,業務節奏及業務準度有效提升。
  • 解決遠程應用問題
解決異地機構人員業務單據上報和審批困難。C/S架構應用系統難以有效支持異地辦公,OA集成利用OA B/S架構的門戶訪問ERP業務系統數據,使異地機構業務單據的上報和審批可直接在IE瀏覽器上完成,這種簡單的操作模式為管理層及時有效的了解和監控異地分支機構業務狀況提供了有效的技術支持。
  • 提升決策實時性
集成可實時調用ERP系統自定義報表,在通過OA用戶的報表賦權后,管理層即可通過OA門戶輕松獲得來自ERP業務系統的財務報表和業務統計分析報表,更配以圖形化的展示界面,讓管理者第一時間掌控企業關鍵數據和經營狀況,為決策提供有效的數據基石。
 
 
四、應用效果
  • 業務數據統一。使用OA-ERP集成后,OA填制表單所調用的存貨檔案、客戶檔案、供應商檔案等基礎數據完全取自ERP,數據完全一致,審批過后無縫轉入ERP形成業務單據;
  • 減少重復工作、避免出錯。由于OA審批的單據自動轉入ERP,減少了之前重復錄入的工作,也避免了因為數據不一致而導致的錯誤;
  • 解決遠程應用問題。異地機構業務單據的上報和審批可直接在IE瀏覽器上完成,這種簡單的操作模式為管理層及時有效的了解和監控異地分支機構業務狀況提供了有效的技術支持,不需要登錄復雜的ERP門戶進行了解;
  • 業務流程數據存檔。凡是在OA審批過的流程在系統中清洗可見,避免日后業務的扯皮,便于了解業務的來龍去脈。
五、客戶證言
通過OA和ERP的集成,減少了重復工作,提高了辦公效率,通過OA審批讓企業的高層更便捷的了解到了ERP,但又不需要打開ERP,整個審批的效率和數據的準確性都大大提高。
 
 
——財務經理  ERP項目經理  張紹紅
  六、專家點評
華鼎偉業獨立使用ERP和OA系統比較長的時間,在這段時間內業務人員反映出很多問題,比如單據的重復錄入,業務流程的繁瑣,數據的一致性問題,通過ERP和OA系統集成,很好的解決了暴露出的問題,提升了工作效率,優化了業務流程,為財務核算提供了快速、準確的數據。
——致友軟件公司項目經理   李志勇

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